「仕事がなかなか終わらなくて残業の毎日…」
「働き方改革と言っても仕事量は変わらないし…」
「プライベートも充実させたいのに仕事で精いっぱい…」
こんな仕事に関する悩みは多いと思います。時間の使い方によって起こる悩みは時間管理が上手くなれば解決できます。
本日は現役店長のわたくしが日頃意識している時間管理のための行動4選を書きます。自分自身だけでなく、組織を率いているリーダーはチームの時間管理にも役立ちます。
計画を立てる
思いつきで仕事をしていては無駄な時間が発生します。目標達成までにどのような業務が必要なのか、業務の洗い出しをしましょう。細かく洗い出しをすればするほど具体的なイメージができます。つづいて期限の設定も重要です。いつまでに終わらせるのか？期限を早めに設定すると先延ばしにすることなく余裕をもって終わらせることができます。
優先順位をつける
時間は限られているので全てを完璧にやろうとすると上手くいきません。優先順位は「重要度」と「緊急度」をもとに分類をしましょう。ビジネスの場面でよく登場する「パレートの法則」というものがあります。ある事象の2割の要素が全体の8割を生み出しているというもので、優先順位についても当てはまると思います。100点を目指すには多くの時間と労力がかかります。重要度と緊急度の高い2割の業務をおさえることで効率よく成果を出すことができます。
進捗状況を確認する
１．２で立てた計画と優先順位通りに進んでいるか確認をします。突発的な仕事が入ってくることもよくあると思います。そのときは重要度と緊急度をもとに再度優先順位付けをしてください。予定していた期限に間に合わなそうな場合は調整をします。あらかじめ余裕のある計画を立てていればここで慌てることはなさそうですね。
振り返りをして改善する
今後につなげるために振り返りをします。こうすれば良かった、もっと早くできたなど反省は必ずあります。些細なことでも意識を積み重ねることで必ず良くなります。日々の改善で時間管理は確実に上手くなっていきます。
まとめ
時間管理を上手くなるコツは１．計画をたてる２．優先順位をつける３．進捗状況を確認する４．振り返りをして改善する。そしてこれを意識して繰り返すことで時間管理は確実に上達していきます。時間は1日＝24時間でみんな同じ平等です。仕事時間を効率よく使えればプライベート時間を確保することもできます。働き方改革で仕事、プライベート両方充実した生活を実現していきましょう。
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